Asistentka, která bude mít vaši advokátní kancelář pod kontrolou

Možná vlastní advokátní kancelář teprve rozjíždíte a chystáte se najmout první asistentku. Nebo máte praxi už rozjetou, ale asistentky vám příliš nefungují. V obou případech je dobré říct nahlas, že vnitřní organizace vaší kanceláře bude jen tak dobrá, jak bude vaše asistentka. 

Asistentka je totiž srdcem celé kanceláře. Na ní závisí, kolik času budete mít na právní případy a klienty. A proto je klíčové dobře vybrat. Víte ale, koho vlastně máte chtít? Souhrn těch nejdůležitějších vlastností najdete níže.

Spolehlivost, pečlivost, organizovanost

Jasně. To tak nějak implicitně čekáme od každého, od asistentky v advokátní kanceláři ještě o něco víc. Přeci jenom se pracuje s citlivými daty a každý právní úkon musí být 100%.

Asistentky často zpracovávají datovou schránku, přebírají vzkazy od klientů, připravují podklady, zakládají dokumenty do spisů, scanují je do elektronických složek nebo systémů. V těchto činnostech není prostor pro chaos nebo nepořádek. Jenže – když napíšete do inzerátu, že potřebujete spolehlivého, pečlivého a organizovaného člověka, hlásí se vám jenom ti spolehliví, pečliví a organizovaní? Víte, jak tyhle vlastnosti poznáte už během úvodní komunikace a pohovoru? Doporučuji konkrétně tyhle vlastnosti důkladně prověřit.

Řízení každodenního chodu kanceláře

Kromě standardních vlastností asistentek je pro vás velkou výhodou, pokud si najdete takovou, která bude schopna zorganizovat si nejen prostor okolo sebe, své úkoly, ale i ostatní. Vy, advokáti, jste odborníci ve svém oboru. Vy se potřebujete soustředit na právní problémy a klienty. Vy nemáte řešit každodenní chod kanceláře. Na to potřebujete asistentku. Proto nestačí mít někoho, kdo udělá jenom to, co mu zadáte, byť dobře. Vy potřebujete někoho, kdo uvidí, co je potřeba udělat a udělá to, aniž byste museli něco říkat. Někoho, kdo si dokáže získat podklady od ostatních, kdo se nenechá odbýt a bude trvat na dodržování pravidel. A to vyžaduje také specifické osobnostní rysy. Namátkou – aktivita, energičnost, všímavost k detailům a vnímavost k ostatním, empatie, schopnost dotahovat věci do konce. 

Aktivita a energičnost

Tyhle vlastnosti z 90 % poznáte na pohovoru. Nicméně už v písemném projevu můžete odhadovat. Aktivní a energičtí lidé se vyjadřují jasně, srozumitelně, bez velkých okolků. Nevysvětlují dlouze, proč mohou nastoupit za měsíc, nepíšou vám o tom, že mají starého psa, kterého musejí každý den přesně v 17.30 venčit, takže nemůžou zůstávat přes čas. Určitou energii poznáte už z prvního kontaktu. Mailu, telefonu. Definitivně si ji potvrdíte na pohovoru. Jasný projev, srozumitelné formulace, odpovědi přesně na to, na co se ptáte.

Všímavost k detailům

V advokátní kanceláři potřebujete někoho, kdo si všimne, že došel toner v tiskárně a vymění ho, stejně jako si všimne, že dochází kafe nebo že židle, na kterou sedají klienti, má nalomenou nohu. A nejen v případě provozních věcí. Všímavost se projevuje třeba i v tom, že když vybírá datovku, všimne si dokumentu s blížícím se datem stání, nebo termínu podání nějaké písemnosti. Jsou to detaily, které ale kvalitu vámi poskytovaných služeb umožňují držet na vysoké úrovni aniž by to významně zatěžovalo vaši hlavu.

Ráznost – nebát se dostat z ostatních to, co potřebuje

Jakkoli by měla být asistentka v advokátní kanceláři milá, příjemná a empatická, stejně tak by měla umět být neodbytná, vyžaduje-li to situace. Směrem k vám, pokud potřebuje nutně rozhodnout nebo vyřešit něco, k čemu je nutný váš souhlas, ale i směrem ke koncipientům, jejichž motivace podávat nejvyšší možný výkon bude vždycky o něco nižší než vaše. Garantuji vám, že nejednou oceníte, že se nespokojí s tvrzením: „Jasně, já to udělám později.“ 

Dvě roviny profilu perfektní asistentky

Profil perfektní asistentky pro advokátní kancelář má nějakou základní rovinu, tj. obecné vlastnosti, které převážně popisuji tady. Pak má ale i rovinu druhou, a tou je vaše firemní kultura. Jak jste nastaveni vy – jste vysoce organizovaní? Chaotici? Vizionáři? Praktici? Podle vaší osobnosti a kultury, kterou chcete ve své firmě budovat, budete vytvářet i profil perfektní asistentky. 

A teď otázka do pranice – víte, jak vlastnosti, které hledáte, ověřit ještě před podpisem pracovní smlouvy nebo vypršením zkušební doby? Protože to je základní podmínka toho, abyste neplýtvali svým časem ani penězi.

Já na to mám připravený docela promakaný systém. Provedu vás sestavením inzerátu, pohovorem i zkušební dobou. Společně vytvoříme postup, který budete moci kdykoli použít znovu. A jeho principy i pro ostatní pozice. Třeba pro výběr koncipientů. 3 hodiny konzultací se mnou vám ušetří desetitisíce za čas, který byste místo pročítáním životopisů prodali klientům, za náklady na plat a zaučování někoho, s kým se na konci zkušební doby stejně rozloučíte, nebo hůř, za odstupné pro asistentku, která nezačne fungovat ani po zkušební době. 

3 hodiny konzultací se mnou stojí 5.100,- a objednat je můžete tady na emailu renata@renata-novotna.cz

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *