Nový koncipient? Co nováčci potřebují

Od koncipientů primárně očekáváte, že vám uberou práci. Jejich nástup tak na vaší straně provází pravděpodobně spíše pozitivní pocity. Těšíte se, cítíte radost, úlevu, někdy je to i pocit vítězství, že se vám podařilo najít posilu. Možná ve skrytu duše cítíte i trochu obavy, že se třeba ukáže, že jste sáhli vedle.

Nebo že nováčka vše naučíte, on pak odejde a budete zase na začátku. Naprosto přirozené.
Přemýšleli jste ale někdy nad tím, s jakými pocity přichází koncipient? Jaké obavy a zkušenosti si nese ze školy nebo z předchozích zaměstnání? Přemýšlíte nad tím, jak ho zapracovat, aby pro vás byl opravdu přínosem? To už často tak přirozené nebývá.

Nováčci se do nové práce obvykle těší. Nové výzvy, nový kolektiv, někdy lepší peníze, čistý štít, prostě nový startovací bod. Jejich pocity ale nebývají tak jednoznačně pozitivní, jako těch, kteří je najímají.

Za svou kariéru jsem viděla nastupovat i odcházet mnoho nováčků. V advokátních kancelářích i v jiných oborech. Mluvila jsem s nimi, když odcházeli. Bavím se se zaměstnanci ve firmách, se kterými spolupracuji. A všechny spojují obavy plynoucí z předchozích zkušeností.

Měly by vás zajímat. Protože když je budete znát a chápat, dokážete s nimi pracovat a vyvarovat se nepříjemným zásekům.

Na co nejčastěji nováčci ve firmách narážejí? Co jim brání stát se skutečným přínosem pro vás a firmu?  

Zavalení prací

Nový nadřízený není často pro své osobní pracovní přetížení příliš chápavý k jejich potřebám jakožto nováčka a navalí na ně jednorázově všechnu práci. Bez ohledu na péči, kterou v prvních dnech a týdnech potřebují.

Příčinou toho je očekávání a naděje, že s nástupem nového kolegy z ramen manažera spadne všechna práce navíc, všechny úkoly, díky kterým nestíhá vlastní práci. Těší se, že se toho hned zbaví a tak se o to taky pokusí.

Chudák nováček se v tom pak plácá, nezná procesy ve firmě, neví, koho se může zeptat, na koho se obrátit, jestli vůbec může přijít za šéfem. A tak nějak bojuje.

Ti slabší to nezvládnou a odchází. Ti flegmatičtější si prostě jedou své tempo a neřeší výsledky. A jen těch pár schopných, se v tom zorientuje a zvládne to samo nebo dokáže být dostatečně důrazných a získat si od nadřízeného potřebnou podporu.

Ale ruku na srdce. Ne vždy je selhání nováčka o jeho schopnostech. Někdy je to prostě důsledek neorganizovaného zaučování a předávání práce novému členu týmu.

Informační šumy

Při zadávání úkolů a předávání práce někdy manažerům chybí dovednost jít jasně a srozumitelně k věci. Vyjasnit si jasně obsah úkolů, pojmy a výrazy, se kterými se ve firmě pracuje a očekávání, která od výsledku jsou. Pro člověka, který nezná firmu, její vnitřní fungování a procesy, je to bohužel často fatální. Když nepochopí, co se po něm chce, nedokáže to dodat. Často se ale nováčci prostě bojí zeptat, aby nevypadali hloupě, neschopně. Nechtějí udělat špatný první dojem. A tak se pak ptají kolegů, zjišťují si informace oklikou. Ale nakolik jsou takovéhle informace relevantní pro to, co od něj manažer skutečně potřebuje?

Nevyjasněné role v týmu

Ne vždy je jasně stanoveno a řečeno, kdo koho úkoluje, kdo je komu odpovědný, kdo má jaké kompetence. Obzvlášť, pokud nováček nastoupí do týmu, kde je více lidí, někteří seniorní, někteří juniorní nebo dokonce šéfovu roli občas přebírají služebně starší kolegové. Pak mohou vznikat různá pnutí a nepříjemná atmosféra, která je způsobená jenom nejasnými rolemi v rámci týmu.

Neosobní zadávání úkolů

Místo aby byly úkoly zadávány osobně, protože tahle jediná forma zaručí vzájemné porozumění, často jsou úkoly předávány pouze mailem, formou projektových dokumentů, zápisů z porad a dalšími podobnými cestami. Je ale třeba si uvědomit, že při písemném projevu máme často tendenci formulovat dvěma extrémy – buď zestručňovat tak, že obsahu kromě pisatele nikdo pořádně nerozumí, nebo naopak popisovat nestrukturovaně, obšírně, odbočovat atd. Kdy je pak zase pro čtenáře těžké vypreparovat hlavní myšlenku a dozvědět se, co se po něm vlastně chce. Pokud ve firmě tyhle způsoby zadávání práce používáte, snažte se být maximálně strukturovaní, srozumitelní a vždy si následně ověřte pochopení úkolu telefonicky nebo osobně.

Přecenění schopností

Najmete juniora, aby vám pomohl s dílčími úkoly, ale po dvou týdnech nestíháte a potřebujete, aby vyřídil nějaké klienty. A tak to na něj hodíte a očekáváte, že bude schopen samostatně a perfektně komunikovat s klienty nebo třeba zorganizovat firemní akci. Těžko se jim pak říká “potřebuji pomoct” nebo “nevím jak na to”.

Chcete-li se výše uvedeným a dalším přešlapům vyhnout, je třeba si uvědomit, že péče, kterou novému zaměstnanci věnujete, se vám skutečně vyplatí. Pouze systematickou prací s nováčkem z něj dostanete maximum. A lidé jsou stále ještě to nejcenější, co firma má.

Jak tedy s nováčky pracovat, aby jejich zapojení se do firmy bylo co nejhladší a co nejrychlejší?

Vytvořte si ustálený proces zaučování a zapracování

Jako inspiraci můžete použít moje oblíbené 4 kroky.

1) První den projděte formality – smlouva, interní směrnice, uspořádání disku a informací, organizační struktura – kdo má co ve firmě na starosti, ideálně s osobním provedením po firmě a představením. Projděte s ním vše, co bude mít na starosti on. Ať si v klidu projde dokumenty, složky, cokoli co souvisí s jeho pozicí. Ať si pročte a prohlédne jak to dělali jeho předchůdci. Dejte mu k tomu komentář, co je dobře, co může být jinak.

2) V dalších dnech mu zadávejte postupně vždy ucelené bloky úkolů, za které již bude mít zodpovědnost. Vše mu vysvětlete, ukažte jak na to. Dejte mu najevo, že jste tu pro něj, pokud bude mít nějaký dotaz nebo pochybnost. Není ostuda se ptát. Naopak.

3) Každý den si vyčleňte předem určené 2 hodiny (třeba jednu hodinu ráno, druhou odpoledne), které mu budete plně k dispozici. Během tohoto času s ním procházejte to, na čem pracoval, jaké má dotazy, nejasnosti, poskytujte mu zpětnou vazbu k jeho práci – co je dobře, co by mělo být jinak a jak toho docílit.

4) Na konci měsíce s ním zhodnoťte jeho osobní postup. Co se už naučil, co se mu podařilo, co by potřeboval, aby mohl svou práci dělat ještě lépe. Po skončení zkušební doby mu v rámci zhodnocení explicitně předejte plnou zodpovědnost za jeho úkoly.

Klíčová je důvěra (vzájemná), otevřenost a péče. Věnovat se nováčkům je to nejlepší, co můžete jako manažer pro svůj tým a celou firmu udělat.

Jaká je vaše zkušenost?

Pokud narážíte na nějaké problémy s nováčky u vás ve firmě, pojďme to probrat a najít řešení.

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *