Možná i vy zrovna hledáte asistentku do své advokátní kanceláře. Pak přesně pro vás, je tenhle článek. Všimli jste si, že inzeráty na asistentky do advokátní kanceláře jsou často jako přes kopírák?
Pár měsíců po skončení výběrového řízení za mnou pak advokáti přicházejí. Obvykle jim „nějak nefunguje delegování“, protože asistentka tak nějak úplně nedělá to, co je potřeba a jak je to potřeba.
Pojďme si říct, co můžete udělat proto, abyste našli do své kanceláře skutečně perfektní asistentku.
Když za mnou takhle přišel třetí klient, začala jsem sledovat inzeráty na asistentky do advokátních kanceláří intenzivněji. Speciálně advokáti totiž nepotřebují “jenom” asistentku. Oni potřebují office manažerku. Někoho, kdo kancelář skutečně povede. Přijme za ni zodpovědnost, zorganizuje si ji a dokáže otevřeně komunikovat s ostatními o tom, co je potřeba, aby vše šlapalo.
Nejenom, že sleduji inzeráty. Při psaní tohoto článku jsem šla ještě o krok dál. Na ty inzeráty jsem zavolala. Většina zkušeností byla průměrná. Stejně jako inzerát. Neurazí, nenadchne. O dvě zkušenosti bych se s vámi ale ráda podělila. Z obou pro vás totiž zajímavé ponaučení.
Asistentka je duší vaší firmy
Asistentka je první člověk, s kým jsou vaši klienti a potenciální klienti v kontaktu, když k vám telefonují, nebo přijdou do kanceláře.
Jste si jisti, že jejich zkušenost je 100% dobrá?
Jedna reálná zkušenost za všechny.
V rámci své přípravné rešerše jsem se dovolala do advokátní kanceláře. Zvedla to slečna asistentka, možná recepční. Představila jsem se a říkám, že jsem viděla jejich inzerát a ráda bych krátce hovořila s tím, kdo u nich odpovídá za výběr. Vysvětlila jsem, že na toto téma píši článek. Na to mi slečna odpověděla, ať pošlu svůj životopis na e-mail uvedený v inzerátu. Znovu opakuji, že se neucházím o pozici, ale píši na toto téma článek a ráda bych hovořila s daným člověkem. Potud ještě docela ok. Ale následovalo toto. Slečna se obrátila o radu na přítomné kolegy a já v telefonu slyšela:
ASISTENTKA: „Volá nějaká pani, prý jestli je ještě aktuální ten náš inzerát na asistentku…”
KOLEGA: „Ať pošle životopis.“
ASISTENTKA: „No to ona právě nějak nechce, já to moc nepochopila. Prej neví, jestli má o tu pozici zájem.”
KOLEGA: „Ať prostě napíše mail.“
Pak se slečna vrátila v telefonu ke mně: „Tak nemusíte posílat životopis, jestli teda nechcete. Jenom napište na ten e-mail v inzerátu.“
JÁ: „Ale já se o tu pozici neucházím, já píšu článek o výběru asistentek do advokátních kanceláří. Můžete mě prosím přepojit na někoho, kdo má toto na starosti?”
ASISTENTKA: „To bohužel.“
Dál už jsem nás vzájemně netrápila.
Hlavní sdělení pro mě je:
Nevypnout si mikrofon, když mluvím s kolegou za zády o člověku na telefonu, to považuji za zásadní pochybení. Chcete, aby něco podobného slyšel váš klient?
Jakým jazykem mluvíte, takoví lidé slyší
Co myslíte, že se stane, když váš inzerát vypadá takto:
Můžete inzerátem, který vypadá jako 99 % ostatních inzerátů přitáhnout skutečně skvělou asistentku?
Spíš bych řekla, že vám přijde obrovské množství průměrných odpovědí, kterými se budete hodiny přebírat, abyste nakonec vybrali někoho, o kom ani nebudete plně přesvědčeni.
Spočítali jste si někdy, kolik vás takové výběrové řízení stojí jenom ve vašich hodinách?
Buďte autentičtí
Inzerát, který píšete podle obecné šablony nikdy nebude autentický. Nikdy do něj nepromítnete atmosféru vaší firmy.
A pokud chcete přitáhnout někoho, kdo bude s vaší firmou souznít, je to přesně to, co potřebujete. Být autentičtí.
V množství všech pročtených inzerátů jsem narazila na jeden, který vyčníval.
Ano! To je přesně inzerát, který osloví specifické lidi. Jasně vyjadřuje hodnoty firmy, odráží atmosféru a kromě toho ještě jasně popisuje rozsah a náplň práce.
Co vnímám velmi pozitivně:
- Jasně popisuje prostředí, do kterého potenciální zájemce nastoupí (start-up, otevřená, moderní firma, kde každý přijímá svou osobní zodpovědnost za svou práci, jasná týmová spolupráce, žádné „my-oni“…).
- Specifikuje rozsah práce (0,5 – 0,75 úvazku včetně možnosti práce z domova, pokud nebude třeba být na místě).
- Ukotvuje roli nového člověka v kontextu celé firmy a zpřítomňuje osobní důležitost člověka na této pozici („díky tomu, že si ji statečně vezmete na svá bedra, my máme volnější ruce na odbornou práci. Je tak jasné, že všechny úspěchy a výhry, kterých dosáhneme pro klienty, jsou i Vaše zásluha!“).
- Jasně vymezuje rozsah kompetencí na dané pozici.
A jak mě celý inzerát oslovil, do advokátní kanceláře jsem zavolala. Dovolala jsem se příjemné Janě Rydlo Kratochvílové z advokátní kanceláře Rydlo Kratochvílová. Krátce jsme si povídaly o tom, co je pro ni osobně při výběru asistenta/ky do týmu důležité.
Firmu založila v roce 2017 a dosud si vše řešili sami, včetně administrativy. Jak firma roste, logicky vznikla potřeba uvolnit si ruce a věnovat se více právním problémům a klientům než podkladům pro účetní.
Jak sama Jana říká, velmi dobrou zkušenost udělali už při výběru advokátního koncipienta. Vyplatilo se jim výběr neuspěchat a uchazeče pozvali i na praktickou část pohovoru. Tam je nechali zpracovat několik úkolů typických pro danou pozici.
„Teprve na reálné práci se ukáže, jak člověk k práci přistupuje a co umí.“ říká Jana Rydlo Kratochvílová.
Proto zvolili stejný postup i při výběru asistentky.
Věří, že když jasně sdělí koho hledají a zároveň ho nechají projít praktickou zkouškou, pomůže jim to vybrat správného člověka. Někoho, s kým budou spokojeni a kdo bude spokojený s nimi.
Raději méně odpovědí, ale relevantních
Pokud připravíte specifický inzerát, jako použili např. v advokátní kanceláři Rydlo Kratochvílová, dá se očekávat, že se vám ozve méně lidí, než na průměrný inzerát. Jenže. Tohle je přesně to, co chcete. Méně odpovědí, za to relevantní. Není cílem vybírat ze stovky průměrných životopisů, ale mnohem efektivnější je vybírat z pěti lidí, kteří už svou podstatou mohou ve firmě dobře fungovat. A pak už jen zvolíte toho nejlepšího z dobrých.
A pokud do inzerátu zapojíte ještě drobný úkol, který vám uchazeči pošlou vypracovaný spolu s životopisem, celý výběr se vám ještě o něco zrychlí.
Může to být dohledání údajů v katastru nemovitostí a jejich doplnění do vzoru kupní smlouvy, pokud se zabýváte realitním právem.
Nebo rešerše 3 odborných článků na téma, kterým se zabýváte, případně dohledání jakýchkoli jiných veřejně dostupných informací.
Pokud se rozhodnete testovací úkol v inzerátu použít, měl by vždy odpovídat náplni práce, kterou pak bude daný člověk vykonávat. Jeho vypracování by mělo zabrat max 15 minut. Při jeho sestavování je dobré mít rozmyšlené, jaké vlastnosti tím chcete ověřit.
Proč uchazeče/ky testovat?
Tenhle trik používám už víc než 10 let jak u sebe, tak u mých klientů. Napříč obory. A vždycky, opravdu vždycky, nám tento úkol pomůže odfiltrovat ty nefunkční. Ty, kteří úkol nepošlou vůbec, byť jejich CV se zdá být perfektní. Nebo ho pošlou pozdě, částečně zpracovaný, nebo zpracovaný špatně.
Dobrá zpráva pro vás je, že s těmito lidmi nemusíte dál ztrácet čas komunikací. Věnujete se dál jenom těm uchazečům, kteří úkol zpracovali pečlivě, kompletně a srozumitelně.
Tohle pro vás totiž nese jednoznačnou zprávu. Takový člověk je samostatný (poradí si s úkolem, i když to vyžaduje nad ním popřemýšlet, zorientovat se v zadání a dohledat si informace), zodpovědný (pošle ho včas a kompletní) a pro vás srozumitelný (rozumí vašemu zadání a vy rozumíte jeho výstupu).
A nemusíte čekat až na zkušební dobu, abyste tohle zjistili.
Ono totiž upřímně – když napíšete do inzerátu, že hledáte člověka samostatného, zodpovědného, přemýšlejícího, organizovaného atd. hlásí se vám jenom lidi samostatní, zodpovědní, přemýšlející a organizovaní?
Asi chápete, co tím chci říct 😉
Podívejte se na zkušenosti dalších advokátů, kteří můj přístup při hledání asistentek použili. Shodují se na tom, že úprava formulace inzerátu jim pomohla k úspěšnému výběru hned na první pokus.
Nebo mi napište, jestli taky chcete najít perfektní asistentku na první dobrou.